Junk klasörü, gereksiz eposta kalabalığının önüne geçilmesi amacı ile kullanılan e-posta hesabımızda bulunan bir klasördür. Amacı isteğiniz dışında size gönderilen maillerin, normal e-postalardan ayrılarak kolayca temizlenebilmesidir. Ancak bazen almak istediğiniz maillerde bu klasöre düşebilir. Bunun en önemli sebebi kullandığınız e-posta hesabınızın junk ayarlarıdır.

Önde gelen ISP (internet servis sağlayıcısı-Hotmail, Gmail, Yahoo…vs)’ler her geçen gün daha akıllı filtrelemeler ile daha doğru karar veren mekanizmalar oluşturmaya çalışıyor.
Aslında tüm bu filtreler ile kullanıcının üye olduğu markalardan gelen yada ilgi alanına giren mailleri gelen kutusuna, istemediği yada tarafsız emailleri junka göndermeyi hedeflemektedir.
Daha sonra eğer kullanıcı ilgileniyorsa mailini inboxa taşıyabilir yada önemsiz postalarında tutabilir. Aslında bu ayrım pirinçle taşı ayırma gibidir. Geçtiğimiz yıllarda Hotmail bir açıklamasında gün içinde serverlarında 2 milyar e-posta dolaştığını ve bunların %80’nini spam olarak tespit ettiklerini anons etmişti.

Bu filtreleme esnasında ISP’ler e-postanın spam olup olmadığını anlamak için birçok maddeyi kontrol ediyorlar.
En bilinen ve öne çıkan sebepler arasında :
• Konu kontrolü (E-postanın konu kısmına yazılan birçok kelime spami tetiklemektedir. Daha önceki Spami Tetikleyen Kelimelerin Listesi başlıklı yazımızda bu konudan bahsetmiştik. )
• İçerik kontrolü (resim-yazı oranı, içerikte geçen kelimeler, optimize edilmemiş HTML kodlama…vs)
• IP skor kontrolü : Mailin çıkış yaptığı IP ve domain ISP’ler tarafından kontrol edilmektedir. Gönderimdeki birçok kriter bu skoru etkilemektedir.
• Aylık gönderi miktarınızın değişken olmaması :
• En önemlisi ise gönderi listenizin temiz olması : Pasif olan email adreslerini ve bounceback olan adresleri düzenli olarak listenizden çıkarmalı ve gönderim yapılan datanın pasif dataya oranına dikkat etmelisiniz.

Gönderi listesi temizliğinden kasıt sadece inaktif email adreslerinin sayısı demek değildir. Aynı zamanda spam trap adreslerinin adedi ve emaillerinize kullanıcıların verdiği reaksiyonlarda gönderi listesinin temiliğini etkilemektedir.

Bu 3 kavramı biraz açalım:

İnaktif emailler, çalışmayan, ulaşmayan geçersiz email adresleridir. Bunun yüzdesi genel listenin %1ini geçtiğinde problem yaşanmasına sebep olabilmektedir.
Spam trap adresler ise, ISP’ler tarafından internete koyulan adreslerdir. Bu adresler hiçbir yerde kullanılmaz ama o adrese email geldiğinde emaili gönderen kişinin spam yaptığı düşünülür. Bu adresleri tüm ISP’ler üretir ve internete koyar, adından da anlaşılacağı gibi bunlar tuzak adreslerdir. Liste satın alan, kendi üyeleri dışındaki listelere gönderi yapan markalarda bu spam trapler çokça bulunmaktadır. Gönderi sayınız kaç olursa olsun listenizde 15’in üzerinde spam trap adresi varsa junk oranınız yüksek olacaktır. Bu adreslerin neler olduğu bilinmediğinden bunları temizleme imkanı bulmamaktadır. Ve ISP’ler içinde bunların sayısı sadece Hotmail tarafından verilmektedir.
Emaillerinize kullanıcıların verdiği reaksiyon, eğer gönderileriniz sırasında email açılma, tıklanma, reply edilme oranlarınız çok düşük ise, zaman içerisinde inbox oranınız azalacaktır.

Tüm bunları ISP’ler neden yapıyor ?
İzinli email marketing (email ile pazarlama) yapıyorsanız, kullanıcı site yada formunuzdan size üye olacak ve periyodik bülten istiyorum kutucuğunu işaretleyecek, siz de ona bültenlerinizi göndereceksiniz. Bu senaryoya göre kullanıcının email adresi doğru olacak, kendi başvurduğu için email adresi spam trap yani tuzak olarak üretilmiş email adresi olmayacak ve en önemlisi bültenleri kendi istediği için gönderimleriniz sonucunda emaili açacak, okuyacak, tıklayacak yani bir aksiyonda bulunacaktır.

Peki elinizdeki liste bu kriterlere uymuyorsa ne yapmalısınız?
Elinizdeki listeyi temizlemenin birkaç yolu vardır. Önce listenizdeki mükerrer, email formatına uymayan adresleri temizlenmesi, sonra alan adı bazında temizleme işlemi yapılması, sonra olarakta raporlaması olan bir sistem üzerinden kalan listeye özel bir gönderim ile inaktif olan kısmı temizlemelisiniz.

Tüm bu işlemlerden sonra elinizde aktif üye, spam trap ve size hiç ilgi duymayanlardan oluşan bir liste kalacaktır. Spam trap ve ilgisiz veriler hala junka düşmenizi tetikleyecektir, bunlardan kurtulmanın yolu ise en az 2 ay periyodik gönderi sonucunda hiç aktivite olmayan üyeleri genel listeden ayırmaktır.

Temiz listeye gönderi yaptıktan sonra hiç bir reaksiyon alamadığınız kirli listeye son bir gönderi yapılmalı ve içinden son bir ayıklama ile temizlenmelidir. Bunun sonucunda oluşan hedef listenizi artık rahatlıkla kullanabilirsiniz. Kalan listeyi ise kullanılmamak üzere silip tekrar kullanmamalısınız.

Anlaşılacağı gibi tüm bu işlemler bir süreçtir ve ortalama 3-4 ay sürmektedir. Ama sonucunda sizinle ilgilenen kitleye ulaşmış, yüksek okunma oranları, düşük maliyet ve yüksek inbox oranı elde etmiş olursunuz.

Tüm bu anlatılanlar emailin reklam değil iletişim ve CRM aracı olduğunun en büyük kanıtıdır. Başarılı bir e-mail ile pazarlama için liste satın almadan veya başkasının listesini kullanmadan, doğru bir veri temizleme çalışması gerekmektedir. E-mail toplama senaryolarınız reklam, tanıtım, sosyal medya , lansman, web siteniz, formlarınız, blog gibi araçlarla desteklenmelidir.